Начальник управління

Керівник Головного управління юстицій в Івано-Франківській області

Кавацюк Василь Васильович

Пошук
Календар
  • Жовтень 2014
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
    « Вер    
     12345
    6789101112
    13141516171819
    20212223242526
    2728293031  
  • Опитування
    • Як вам наш сайт ?


      Переглянути результати

      Завантаження ... Завантаження ...

    Рекомендації з питань засвідчення справжності підписів на документах

    4 листопада, 2010 | категория: Новини головного управління юстиції

    МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

    з питань засвідчення справжності підписів на документах

    Засвідчення справжності підпису на документах – дія, поширена в нотаріальної практиці. Суть цієї нотаріальної дії полягає в тому, що нотаріус лише підтверджує, що підпис на певному документі зроблено саме тією особою, яка звернулась до нотаріуса.

    Нотаріус, посадова особа органу місцевого самоврядування засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

    На угоді може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин.

    Нотаріус засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою.

    Загальні правила засвідчення справжності підпису на документах

    При вчиненні нотаріальної дії нотаріуси встановлюють особу учасників цивільних відносин, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

    Установлення особи здійснюється за паспортом або за іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи). Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів.

    Особа неповнолітнього, до 16 років установлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьками (одним з батьків) того, що ця особа є їх дитиною.

    Документи, за якими встановлено особу громадянина, в інтересах якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника або представника юридичної особи, повертаються особам, що їх подали. Реквізити документа, за яким встановлено особу громадянина, записуються нотаріусом у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

    Копія документа, на підставі якого встановлюється особа, долучається нотаріусом до примірника правочину (свідоцтва), що залишається в його справах.

    Відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 31.12.2008 №2368/5 (зі змінами відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 16.11.2009 №2151/5) справжність підпису засвідчується за такими зразками посвідчувальних написів:

    1. про засвідчення справжності підпису фізичної особи на документах (афідевіті та інших подібних йому документах) - форма №61 додатку 7 Правил;

    2. про засвідчення справжності підпису фізичної особи на документах (афідевіті та інших подібних йому документах), яка діє за довіреністю (форма №62);

    3. про засвідчення справжності підпису на документах (афідевіті та інших подібних йому документах), вчиненого одночасно з перекладом тексту документа нотаріусом (форма №63);

    4. про засвідчення справжності підпису на документах (афідевіті та інших подібних йому документах), вчиненого одночасно з перекладом тексту документа перекладачем (форма №64);

    5. про засвідчення справжності підпису на афідевіті з додатками (форма №65);

    6. про засвідчення справжності підпису представника юридичної особи на документах (афідевіті та інших подібних йому документах) (форма №66);

    7. про засвідчення справжності підпису неповнолітньої дитини на документах, яка діє за згодою одного з батьків (піклувальника) (форма №67);

    8. про засвідчення справжності підпису фізичної особи, що підписалась за іншу особу, яка внаслідок фізичної вади, хвороби тощо не може власноручно підписатися (на афідевіті та інших подібних йому документах) (форма №68);

    9. про засвідчення справжності підпису перекладача (форма №70).

    При засвідчені справжності підпису перекладача на перекладі тексту з однієї мови на іншу, нотаріусу подається документ, який встановлює його особу (паспорт громадянина України), та документ, який підтверджує його кваліфікацію (диплом перекладача).

    Умови яких необхідно дотримуватися під час засвідчення справжності підпису на документах

    Нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

    На договорі може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку нотаріус установлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася. Про причини, з яких фізична особа, заінтересована у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається в посвідчувальному написі. Договір не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

    Нотаріус, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблений певною особою.

    Нотаріус не може засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органові (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на зазначеному документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави.

    При засвідченні зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків (у т. ч. Ощадного банку України, інших комерційних банків різних видів і форм власності) з метою відкриття рахунків, нотаріус перевіряє обсяг правоздатності юридичної особи , справжність підписів посадових осіб та їх повноваження на право підпису.

    На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім’я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи, тощо.

    Засвідчення справжності підписів на документах юридичних осіб

    У випадку звернення представників юридичних осіб до нотаріуса з метою засвідчення справжності підпису на документах, нотаріус згідно п 41 Інструкції перевіряє обсяг цивільної правоздатності юридичних осіб, а також повноваження їх представників.

    Статтею 92 Цивільного кодексу України передбачено, що юридична особа набуває цивільних прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Орган чи особа, яка відповідно до установчих документів юридичної особи виступає від її імені, зобов’язана діяти в інтересах юридичної особи, добросовісно і розумно та не перевищувати своїх повноважень. Тому, нотаріуси при посвідченні правочинів зобов’язані з’ясовувати не лише цивільну правоздатність юридичної особи, а й її цивільну дієздатність.

    З метою створення єдиної практики та недопущення порушення прав та законних інтересів осіб, які звертаються за вчиненням нотаріальної дії, нотаріуси вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Такі відомості витребовуються нотаріусом навіть у випадках, коли їх витребування не передбачено Інструкцією.

    Так, при перевірці правоздатності та дієздатності юридичних осіб нотаріус ознайомлюється з установчими документами, статутом, засновницьким договором, установчими актами, свідоцтвом про державну реєстрацію. Витребує витяг з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, положення про філію та представництво юридичної особи, наказ, протокол юридичної особи про призначення керівника або представництва і перевіряє, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчиняється, обсягу цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи.

    Згідно частини 2 ст. 8 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців” від 15.05.2003 р. №755-IV (зі змінами від 07.07.2010 р. №2453-VI), для проведення державної реєстрації юридичної особи державному реєстратору подається реєстраційна картка, яка заповнюється машинодруком або від руки друкованими літерами. Якщо документи надсилаються державному реєстратору рекомендованим листом, справжність підпису заявника на реєстраційній картці (заяві, повідомленні) повинна бути нотаріально засвідчена.

    Підпис особи, уповноваженої діяти від імені юридичної особи на реєстраційній картці та заяві про втрату документів має бути засвідчений відповідною посадовою особою та скріплений печаткою цієї юридичної особи або нотаріально засвідчений.

    Установчі документи юридичної особи, а також зміни до них, викладаються письмово, прошиваються, пронумеровуються та підписуються засновниками (учасниками) або уповноваженими особами. Справжність підпису засновників або уповноважених осіб на установчих документах повинні бути нотаріально засвідчені, а засновницькі договори – нотаріально посвідчені.

    Відповідно до частини 3 ст. 29 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців” у разі внесення змін до установчих документів, які пов’язані із зміною складу засновників (учасників) юридичної особи, крім документів, які передбачені частиною першою цієї статті, додатково подається або копія рішення про вихід юридичної особи із складу засновників (учасників), завірена в установленому порядку, або нотаріально засвідчена копія заяви фізичної особи про вихід зі складу засновників (учасників), або нотаріально засвідчена копія документа про перехід чи передання частки учасника у статутному капіталі товариства, або нотаріально посвідчений договір про такий перехід чи передання, або рішення уповноваженого органу юридичної особи про примусове виключення засновника (учасника) зі складу засновників (учасників) юридичної особи, якщо це передбачено законом  або установчими документами юридичної особи.

    Згідно листа № 2-222/521 від 30.01.2002 року Держкомпідприємництва України, нотаріальне засвідчення підписів голови та секретаря зборів на протоколі не потрібно, оскільки їх підписи засвідчуються печаткою підприємства.

    Заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій при засвідченні справжності підписів на документах

    Номер за реєстром для реєстрації нотаріальних дій (далі – Реєстр), що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру.

    У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; засвідчення справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох примірниках одного й того самого документа; посвідчення кількох довіреностей тощо) для однієї і тієї ж самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого та останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 158-160.

    При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється один реєстровий номер.

    При засвідченні справжності підпису на двох примірниках статуту або банківських карток кожен з примірників матиме один і той самий реєстровий номер.

    Наприклад: один і той же реєстровий номер проставляється нотаріусом при оформленні двох примірників статуту або банківських карток. Тобто, незалежно від кількості осіб. що підписують статут або банківські картки (одна особа, дві, три тощо), два примірники зазначеного документа в посвідчувальному написі матимуть один і той же номер. Проте третій примірник, якщо такий буде необхідний, уже слід реєструвати в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій під наступним порядковим номером.

    Зазначене вище стосується виключно статуту чи банківських карток. Отже, усі інші документи, справжність підпису на яких засвідчується, реєструються в реєстрі за правилом “один документ – один номер за реєстром”.

    При засвідченні справжності підпису однієї і тієї самої особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер.

    Наприклад: одна і та ж особа підписує банківські картки для подання до двох різних банків. При цьому нотаріус повинен кожній банківській картці (чи двом її примірникам) для кожного банку присвоїти окремий реєстровий номер. Тобто у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій буде записано два послідовних реєстрові номери.

    При одночасному засвідченні вірності копії документа і справжності підпису перекладача вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії, і кожній з них присвоюється окремий реєстровий номер.

    Наприклад: нотаріусам доцільно вважати різними нотаріальними діями посвідчення договору та одночасне засвідчення справжності підпису перекладача; посвідчення заповіту та засвідчення справжності підпису свідків на  ньому; одночасне засвідчення фотокопій та засвідчення справжності підпису перекладача тощо, а запис про такі нотаріальні дії здійснювати в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій під окремими реєстровими номерами.

    Якщо нотаріальна дія вчиняється для юридичної особи чи за її участю, указується її повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (якщо це передбачено вчинюваною нотаріальною дією), прізвище, ім’я та по батькові представника, місце його проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження.

    При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, у графі 3 реєстру записує повне найменування юридичної особи, посади цих осіб, реквізити документів, що підтверджують перебування на цій посаді, їх прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання.

    У графі 4 реєстру для реєстрації нотаріальних дій записуються реквізити статуту (положення), свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи – підприємця чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність та дієздатність юридичної особи чи фізичної особи – підприємця, що є стороною правочину або іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає потреба перевірки правоздатності та дієздатності її учасника.

    Якщо документ, що встановлює особу громадянина чи правоздатність та дієздатність юридичної особи, уже записувався в реєстр на протязі робочого дня, нотаріус може посилатися на цей запис, указавши номер за реєстром, наприклад: “див. реєстровий N 1678″.

    При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дій запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись позначкою: “те ж, те саме…”

    У графі 5 реєстру записується зміст оформлюваного документа.

    При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім’я видано документ та його короткий зміст, а при засвідченні справжності підпису заявника – кому адресується заява та її короткий зміст.

    Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей (“Засвідчено справжність його підпису на заяві до Третьої київської держнотконтори про відмову від переважного права купівлі у Петрова Д. А. належної йому 1/2 частини будинку, що розташований за адресою: м. Київ, вул. Милославська, 45, за ціною 20000 гривень).

    При оформленні ряду однорідних за характером документів (засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох довіреностей одного й того самого змісту, але на різних представників) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: “Дві довіреності”, “Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна… (далі – реквізити і зміст документа)”.